Zeitmanagementmethoden für den Arbeitsalltag

Passend zum Jahresstart möchte Laura Grünke, Senior Research Consultant, drei Zeitmanagement-Methoden, die sie im Rahmen einer kompetenzorientierten Übung zum Thema Stressbewältigung kennen gelernt hat, kurz vorstellen. Ein optimales Zeitmanagement am Arbeitsplatz ist nicht nur ein großer präventiver Faktor für Stressentstehung, sondern sorgt auch für einen strukturierten und motivierten Arbeitsalltag, der wiederum die Grundlage für ein erfolgreiches Jahr 2021 sein wird!
Die meisten von Ihnen wenden mit Sicherheit bereits die ein oder andere Methode aus diesem Bereich im Alltag an, doch diese auch explizit als Strategie im Gedächtnis zu haben, schenkt dem Thema noch einmal eine besondere Aufmerksamkeit. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen ein erfolgreiches Jahr und freuen uns auf anregende Gespräche mit Ihnen, natürlich integriert in Ihren optimalen Zeitplan!

 

Methode 1 LeistungskurveLeistungskurveLeistungskurve schwarz

Jeder durchlebt im Tagesverlauf verschiedene Leistungsphasen. Es gibt dabei klassische Hochphasen in der Produktivität aber auch schwächere Phasen. Wenn man seine individuelle Leistungskurve kennt, kann man diese gezielt nutzen, um seine Tagesaufgaben daraufabzustimmen und seine Zeit somit so effektiv wie möglich zu nutzen.
Zur Erstellung einer Leistungskurve ist lediglich Selbstreflexion und ein wenig Disziplin erforderlich. Man sollte mindestens eine Woche lang den Zusammenhang zwischen seiner Arbeitsleistung und der jeweiligen Tageszeit beobachten und sich aufschreiben, wann manbesonders produktiv ist und wann die Konzentration eher nachlässt. Anschließend können die Ergebnisse in einer Grafik abgetragen werden. Die Erkenntnisse können nun genutzt werden, um seine eigene Produktivität, Motivation und die richtigen Aufgaben zusammenzuführen. Das schafft Zufriedenheit, Selbstbewusstsein und sorgt für weniger Stress im Arbeitsalltag!

 

Parkinsonsches Gesetz

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist).“ (Zitat Parkinson)

Beispiel Meetings, oft ist es egal ob diese auf 10, 20 oder 30 Minuten angesetzt sind, die wichtigen Entscheidungen fallen meistens erst zum Schluss. Eine Idee wäre es, ein Meeting von vorneherein einfach mal auf lediglich 15 Minuten anzusetzen. Zu Beginn kann das vielleicht für Panik und Hektik bei dem ein oder anderen sorgen, nach ein paar Versuchen führt es aber ggf. auch dazu, dass einfach schneller zum Punkt gekommen wird. Dennoch sollte das ganze nur im ausgewogenen Verhältnis angewendet werden und keinesfalls zu einer Stressbelastung führen. Diese Methode soll schließlich helfen, Stress und Zeitverlust einzusparen und zu einer Effektivitätssteigerung beitragen. Das ein oder andere Pläuschen gehört aber eben auch zum Arbeitsalltag dazu. Zudem ist die offene Kommunikation zwischen Beteiligten und Selbstreflexion, wenn es um selbstbesetzte Deadlines für Projekte/Aufgaben geht, ein zentraler Faktor um fortlaufend zu überprüfen, ob die angesetzten Zeiten auch wirklich realistisch sind.

 

Methode 3 Eat that Frog!Eat that Frog!

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” (Zitat Mark Twain)

Bedeutet ganz einfach: Erledige die unangenehmste Aufgabe des Tages morgens zuerst! Was bringt das „Eat that Frog“-Prinzip?

✓ Das Gefühl, dass die schwierigste Aufgabe gemeistert ist.
✓ Du kannst stolz auf dich sein!
✓ Du hast jetzt den Kopf frei für andere Aufgaben.
✓ Du hast Schwung für den restlichen Tag.

 

Laura Grünke, Senior Research Consultant

 

Bild Frosch: Shutterstock by Alfmaler