Kandidaten-Korrespondenz statt Kaffee kochen – aus dem Arbeitsalltag der SOLUTE-Auszubildenden
Bald ist es geschafft! Stolz kann ich die Halbzeit meiner Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement verkünden und über die letzten 22 Monate resümieren.
Wie schnell doch die Zeit vergangen ist. Es fühlt sich an als hätte ich die Geschäftsräume von SOLUTE gerade erst betreten und im nächsten Moment finde ich mich in der ersten Abschlussprüfung meiner Ausbildung wieder.
Meinen Weg zu SOLUTE habe ich über die Passgenaue Besetzung der IHK gefunden. Diese hilft kleineren Ausbildungsbetrieben passende Bewerber*innen zu finden, indem sie angehenden Auszubildenden auf Basis ihrer Wünsche, Stärken und Schwächen passende Betriebe empfiehlt. Bereits bei meiner Einladung zum Vorstellungsgespräch wusste ich, dass ich hier meine Ausbildung machen möchte. Der Umgang zwischen den Kolleg*innen ist herzlich und warm, anders als ich es aus meinem bisherigen Berufsleben kannte. Welche Ausbildung ich machen wollte, wusste ich zu diesem Zeitpunkt schon. Meine Schwerpunkte haben sich dann aus den Bedarfen von SOLUTE ergeben. Ich habe mich für die Ausbildung Assistenz und Sekretariat sowie Personalwirtschaft entschieden.
Zu den Tätigkeiten einer Kauffrau für Büromanagement gehört mehr als telefonieren und Kaffee kochen. Zumal letzteres jede*r SOLUTEianer*in selbst beherrscht. Oft sind es kleinteilige Aufgaben, deren Summe jedoch gigantisch ist. Das Backoffice-Team, von dem ich ein Teil bin, bereitet Unterlagen für die anderen Teams vor und nach, plant Termine und Events und sorgt für ein Büroklima, in dem sich alle wohlfühlen können. Zu meinen persönlichen Aufgaben bei SOLUTE gehört es, sich um eingehende Bewerbungen zu kümmern, Interview-Termine abzustimmen, Kund*innen- und Kandidat*innen zu empfangen, die Reiseplanung der Projektleiter zu übernehmen sowie Ordnung im Büro zu halten. Planungs- und Organisationsfähigkeit gehören zu den Must-haves in diesem Beruf. Als cooles Add-On durfte ich sogar einen Workshop zu einem selbst gewählten Thema vorbereitet und halten. So lernen wir SOLUTEianer*innen gegenseitig voneinander – unabhängig von der Position im Unternehmen.
Und nach all dem, was meinen Arbeitsalltag bei SOLUTE so füllt, war da auch ganz plötzlich schon der erste Tag der Abschlussprüfung. Trotz der Nervosität und des Stresses bin ich froh, dass wir eine über die Ausbildungsjahre gestreckte Abschlussprüfung haben und unsere Note nicht vom letzten Tag der Ausbildung abhängig ist. Das Thema der ersten Prüfung lautet Informationstechnisches Büromanagement, der Umgang mit Word und Excel. Diese Programme sind aus dem täglichen Büroalltag nicht wegzudenken. Zu Beginn hatte ich meine Schwierigkeiten mit den Funktionen und Anwendungen, die diese Programme boten, doch meine Ausbilderin und Leitung des Office Managements, Julia Schodorf, hat mich immer wieder motiviert und mir neue Herausforderungen gestellt, bei denen ich mich intensiv mit den Programmen auseinandersetzen musste. Dies war die perfekte Vorbereitung auf die Prüfung und mittlerweile macht mir der Umgang mit Excel und Word sogar Spaß.
Nun, nach erfolgreich bestandener Zwischenprüfung, erwarten mich neue und spannende Aufgaben bei SOLUTE und in der Schule wie zum Beispiel mehr Verantwortung im Umgang mit Kund*innen- und Kandidat*innen sowie erste Einblicke in die Aufgaben der Projektassistenz. Auch in meine nächste Lernphase werde ich bald starten – für meine Abschlussprüfung! Denn nach der Prüfung ist vor der Prüfung.
Es ist zwar noch ein langer Weg dorthin, doch ich bin mir sicher sie wird lehrreich und spannend.
Christina Penninger | Teamassistentin, Auszubildende
Beitragsbild: Project Schedule Illustration by elenakalinicheva via Canva