Computer und Laptop im Homeoffice

Digitales Onboarding 2.0 – Optimierung geglückt?

Nach wie vor bestimmt die Pandemie unseren Alltag, sowohl im Privaten als auch auf der Arbeit. Bei SOLUTE arbeiten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seit letztem Frühjahr fast ausschließlich im Homeoffice. Auch neue Teammitglieder werden folglich remote eingearbeitet. Im Februar haben wir bereits von den Onboarding-Erfahrungen einiger SOLUTEianer berichtet, die im Laufe des letzten Jahres zum Team hinzugekommen sind. Seitdem haben wir stetig versucht Einarbeitungsprozesse zu optimieren und auch zwischenmenschliche Kontakte im Team zu fördern. Julia Schodorf, Leitung Office Management und Personalbeauftragte verrät, was sich bei SOLUTE dahingehend getan hat. Außerdem berichten Berit Becker und Vanessa Alm, die beide erst kürzliche bei SOLUTE begonnen haben, von ihren Erfahrungen.

 

Julia Schodorf

Das Onboarding komplett remote ist aus meiner Erfahrung viel umfangreicher vorzubereiten. Neben den technischen Vorkehrungen, die vorab zu treffen sind, ist es wichtig, die neuen Kolleginnen und Kollegen vor dem Jobantritt schon persönlich abzuholen, deswegen findet vor dem eigentlichen Start schon umfangreiche Kommunikation per Telefon und per Mail statt. Besonders in den Tagen direkt vor dem Arbeitsbeginn ist aus meiner Sicht eine der Hauptaufgaben, die Unsicherheit durch die Einarbeitung aus der Ferne zu nehmen und im Rahmen des Möglichen alle Fragen zu beantworten.

Jedem neuen Teammitglied wird außerdem ein fester Mentor zugeteilt. Der Mentor begleitet dabei die ersten Wochen bei SOLUTE sehr eng und gibt in regelmäßigen Feedbackgesprächen viele hilfreiche Tipps & Tricks und steht natürlich darüber hinaus mit Rat und Tat zur Seite.

Damit unsere neuen Kolleginnen und Kollegen auch die Möglichkeit haben ihr Team kennenzulernen, haben wir kürzlich neben einem wöchentlichen gemeinsamen digitalem Lunch noch digitale Vorstellungsrunden eingeführt, in denen die neuen Teammitglieder mit jeweils zwei gestanden Kolleginnen und Kollegen zusammenkommen und sich im entspannten Rahmen austauschen können. Monatlich versuchen wir digitale „Teamevents“ anzubieten, um so das Miteinander zu fördern. Neben kleinen Spielerunden oder Lunch-Terminen mit Kennenlerncharakter veranstalten wir regelmäßig größeren Teamevents, aktuell auch remote.

Gerade sind wir dabei, ein „Teamalbum“ im Rahmen des Onboarding-Prozesses zu erstellen, in dem jeder SOLUTEianer die Möglichkeit hat sich kurz vorzustellen. So können die neuen Kolleginnen und Kollegen das ein oder andere persönliche Detail über das Team erfahren und in Gesprächen daran anknüpfen. Um den remote Einarbeitungsprozess künftig noch etwas interaktiver und mit spielerischem Charakter aufzupeppen, wird gerade noch an einer weiteren Idee gearbeitet. Wir hoffen, dass sich unsere neuen Teammitglieder, trotz der Entfernung durch die Meetings, Events und Lesematerialien schnell angekommen fühlen und sind stetig dabei unseren Onboarding-Prozess weiterzuentwickeln.

 

Vanessa Alm

Seit wann bist du Teil des SOLUTE-Teams?

Ich bin seit dem 15.03.2021 im SOLUTE-Team.

 

Wie hat die Remote-Einarbeitung bei Dir stattgefunden?

Videobesprechungen, Telefonate, Telefonkonferenzen, E-Mails und Chats sind natürlich die Hauptinstrumente der Remote-Einarbeitung und sie waren es auch bei mir. Bildschirme wurden übertragen, man löcherte Kollegen mit Fragen via E-Mails und Telefon und man konnte während es einem erklärt wurde, gleich parallel selbst mitarbeiten und selbst ein Gefühl für die Arbeit und Aufgaben bekommen. Das Handy, der Laptop und ich waren unzertrennlich, aber es war nie monoton oder eintönig – ganz im Gegenteil: es war abwechslungsreich, da man viele Möglichkeiten hatte sich auszutauschen und man sich selbst viel ausprobieren und mit einbringen konnte.

 

Wie hast du die Einarbeitung empfunden (bzw. wie empfindest du sie)?

Die Einarbeitung war wirklich super, es hat sich fast so angefühlt, als wäre es keine Remote-Einarbeitung, da man ständig in Verbindung mit den Kollegen und den Mentoren steht. Franziska Bohnhardt hat mich mit an die Hand genommen und durch die SOLUTE Welt geführt. Sie hat sich sehr viel Zeit für mich genommen, stand mir immer mit Rat und Tat zur Seite und ich habe mich während der Einarbeitung total wohl gefühlt. Was mich auch überrascht hat ist, dass man von Anfang an schon viel selbstständig arbeiten kann, um seine eigene Struktur aufzubauen, das hat mir sehr geholfen und dadurch konnte ich mich ausprobieren und schnell selbst zurechtfinden. Vor meinem Start bei SOLUTE habe ich noch nie im Homeoffice gearbeitet, war sehr gespannt auf diese neue Erfahrung und hatte auch etwas Respekt vor der Remote-Einarbeitung. Aber ich bin absolut positiv begeistert, wie reibungslos, angenehm und professionell alles ablief. Die Kommunikation funktioniert tadellos und schnell, ich kann jederzeit jemanden erreichen und jeder hilft jedem. Mir hat es zu keinem Zeitpunkt an etwas gefehlt.

 

Wie sieht es auf persönlicher Ebene aus? Hast du deine TeamkollegInnen schon alle kennengelernt und wie läuft das bei SOLUTE, trotz Arbeit im Homeoffice?

Durch die Team-Events, Vorstellungsrunden und gemeinsamen Besprechungen hat es sich fast so angefühlt, als wären wir gar nicht im Homeoffice. Man steht immer im dauerhaften Austausch untereinander und vor allem durch die vielen gemeinsamen Besprechungen und da jeder immer ein offenes Ohr für einen hat, habe ich mich sofort willkommen und nie allein gefühlt. Es ist total schön, dass wir trotz geographischer Entfernung so nah beieinander sind. Ich konnte schon so gut wie jeden aus dem Team kennenlernen, da sich bei SOLUTE dafür auch gern Zeit genommen wird und man sich auch immer wieder in den Besprechungen sieht. Klar ist es anders, als würde man sich live im Büro kennenlernen, man sieht alle überwiegend nur im Bildschirmformat, aber SOLUTE macht alles möglich, dass man das Team auch digital kennenlernt und dass man das Gefühlt hat, als würde man mit allen gemeinsam im Büro arbeiten.

 

Berit Becker

Seit wann bist du Teil des SOLUTE-Teams?

Seit dem 01.04.2021

 

Wie hat die Remote-Einarbeitung bei Dir stattgefunden?

Dank des VPN Client und des Remote Desktop klappte diese sehr gut.
Frau Krey ging mit mir die Einarbeitungsschritte an meinem ersten Tag durch, danach hilf mir Frau Bohnhardt weiter mit meinen aufkommenden Fragen. Ich wurde an meinem ersten Tag von Frau Krey angerufen, sie half mir dann den VPN Client und den Remote Desktop einzurichten, um mir auch weitergehend erstmals alle wichtigen Bereiche und Funktionen auf meinem neuen Desktop zu zeigen.  Es wurden alle wichtigen Punkte mit mir durchgegangen und ich habe mich gut vorbereitet gefühlt auf die weitere Arbeit auf diesem Weg.

 

Wie hast du die Einarbeitung empfunden (bzw. wie empfindest du sie)?

Ich fand sie sehr gut durchdacht, ich hatte nie das Gefühl, dass irgendein Punkt nicht durchdacht wurde oder vernachlässigt wurde. Ich empfinde sie immer noch als sehr gut, da sich bisher zu diesem Punkt keine Fragen entwickelt haben und ich auch keine Probleme hatte/habe.

 

Wie sieht es auf persönlicher Ebene aus? Hast du deine TeamkollegInnen schon alle kennengelernt und wie läuft das bei SOLUTE, trotz Arbeit im Homeoffice?

Durch die Remote Arbeit ist es natürlich schwerer geworden neue Kollegen kennenzulernen. Es wurde trotzdem clever gelöst, indem kleine 30-minütige Termine mit zwei Kollegen gesetzt wurden, in denen man sich privat kennenlernen und austauschen konnte. So hat man ein Gesicht zu den vielen Namen.
Auch die Arbeit an sich sieht durch Remote anders aus, ich würde aber sagen, es kann auf einer Ebene mithalten. Man hat nie das Gefühl mit seinen Aufgaben allein dazustehen. Dank Microsoft Teams sind die anderen Kollegen immer da, sollte eine Frage aufkommen.

 

Franziska Funk, Assistentin Marketing & PR

 

Beitragsbild: Getty Images Pro by Victoria Labadie – Fotonomada via canva

Icons: canva